Koronawirus a odwołanie wydarzenia

EDIT 10:56, 10.03.2020: premier Mateusz Morawiecki podjął decyzję o odwołaniu wszystkich imprez masowych. Chodzi o imprezy zgodnie z definicją z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

Czy dać się ponieść fali paniki i odwoływać zaplanowane wcześniej eventy? A może istnieją inne rozwiązania? Jak branża eventowa powinna zareagować na koronawirusa? Spróbujemy odpowiedzieć na te pytania. Z tego wpisu dowiesz się:

• kto może odwołać wydarzenie,
• jak wyglądają kwestie finansowe po anulowaniu eventu,
• jakie rozwiązanie wydaje się najbardziej rozsądne.

Narasta epidemia strachu

4 marca – to właśnie tego dnia potwierdzono pierwszy przypadek zachorowania na koronawirusa w Polsce. Jednak już przed tą datą graniczną w aptekach zabrakło żeli antybakteryjnych i maseczek. Co niektórzy zaczęli robić zapasy żywności. Turyści wycofują się z wykupionych wycieczek. Nadeszła również fala anulowania eventów, wszak WHO zaleca unikanie dużych skupisk ludzi. Koncerty, kongresy, konferencje czy targi są odwoływane lub przesuwane na inne dni.
 
Wobec tego wszystkiego, co się dzieje, pozostaje pytanie: czy panika jest współmierna do zagrożenia? Jasne, lepiej zapobiegać niż leczyć. Ale warto też przy tym zachować zdrowy rozsądek.
 
Koronawirus (SARS-CoV-2) to jedna z tych „nadzwyczajnych okoliczności”, którą można uzasadnić odwołanie czy zmianę terminu wydarzenia. Organizatorzy robią to obecnie nie z powodu odgórnych wytycznych, przecież w Polsce nie ma jeszcze epidemii i miejmy nadzieję, że nie będzie. Mamy za to inną epidemię… strachu, którą nakręcają media.
 
Warto zatem śledzić oficjalne komunikaty, słuchać głosu naukowców, a nie siejących strach.

Stanowisko branży MICE

Przedstawiciele branży MICE wystosowali apel do władz i klientów końcowych, by te nie podejmowały pochopnych decyzji o anulowaniu wydarzeń z dnia na dzień. To naraża bowiem każdą ze stron (zamawiający, wykonawca, uczestnik) na dodatkowe straty.
 
Działalność agencji eventowych wyróżnia to, że podpisują krótkoterminowe kontrakty. Stąd odwoływanie eventów na wielką skalę niechybnie doprowadzi do zaprzestania prowadzenia działalności, masowych zwolnień, co jest również fatalne dla gospodarki, wszak wartość branży MICE na polskim rynku wynosi ok. 3 mld złotych. Gdy sytuacja wróci do normy, wiele firm będzie musiało zaczynać ponownie od nowa, podnosząc się ze zgliszczy.

Odwołanie eventu czy przesunięcie terminu?

Kto w ogóle może odwołać masową imprezę? Są nim organy państwa, w tym Wojewoda, który już anulował turniej e-sportowy Intel Extreme Masters w Katowicach, i to zanim potwierdzono pierwszy przypadek koronawirusa w Polsce.
W trosce o uczestników wydarzenia organizator może np. przesunąć jego termin – tak, jak stało się to ze słynnym Salone Del Mobile w Mediolanie. To częsta praktyka – wyznaczenie nowej daty na lato lub jesień wydaje się całkiem rozsądne.
 
Istnieje bowiem nadzieja, że wirus przycichnie wraz z nadejściem cieplejszego powietrza, tak jak dzieje się to ze zwykłą grypą. Ale oczywiście nie musi, do tej pory nie ma w tej kwestii spójnego stanowiska ze strony ekspertów. (Warto jednak nastawić się na utrudnienia w codziennym życiu aż do lata). Poza tym nic przecież nie trwa wiecznie, epidemia SARS też zakończyła się tak nagle, jak wybuchła. Epidemiolodzy uspokajają, że tutaj będzie podobnie. Szybko zapomnimy o koronawirusie.
 
Dlatego nie warto odwoływać wydarzeń, można natomiast je przesuwać w czasie, co wydaje się zdrowym kompromisem. W ten sposób zamawiający – uczestnik eventu – nie traci wpłaconych pieniędzy, klient B2C zachowuje zakupiony bilet, akredytacje dziennikarskie ważność itd.
 

No dobrze, a co na to prawo?

Wszelkie zapisy o możliwości odwołania eventu czy jego przeniesienia powinny znaleźć się w umowie z firmą eventową (dodatkowo także w regulaminie). Dzięki temu będzie jasne, jakie są tego konsekwencje dla każdej ze stron (wykonawca, klient B2B, klient B2C), także finansowe. Jeśli takich zapisów nie ma, teoretycznie obie strony (wykonawca i zamawiający) powinny wziąć na swoje barki ciężar odwołania wydarzenia.
Jednak to zamawiający znajduje się w lepszej sytuacji. Jak wynika z art. 145 Prawa zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.), „w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach”. Tutaj warto dodać, że jeżeli już jakaś część umowy została zrealizowana, zwrot pieniędzy za tę część się nie należy.
 
*
 
Masowe wydarzenia to jednak osobna kategoria. Te na mniejszą skalę są trudniejsze do uniknięcia czy odłożenia. Kto bowiem odwoła wesele, które planuje już od dwóch lat? Zachowując podstawowe zasady higieny, można ograniczyć ryzyko zachorowania i spokojnie bawić się w gronie najbliższych osób.
 
Pamiętajmy bowiem, że koronawirus nie jest jednakowo groźny dla każdego. Najczęściej dotyka osoby starsze i z problemami górnych dróg oddechowych. Dlatego w tym przypadku – tak, jak i w każdym innym – warto wierzyć faktom, nie plotkom, by nie dać się ponieść fali paniki.

Petycja

Jesteśmy częścią Stowarzyszenia Branży Eventowej. Razem od kilku dni pracujemy nad rozwiązaniami łagodzącymi konsekwencje związanymi z odwoływaniem wydarzeń w wyniku zagrożenia zarażeniem koronawirus. Prosimy o przeczytanie i podpisanie petycji. Jest to ważne dla każdego podmiotu związanego z branżą eventową. Bardzo dziękujemy za dołączenie i przesłanie linku do klientów, pracowników oraz wszystkich zainteresowanych osób.
 
https://www.petycjeonline.com/stanowisko_przedstawicieli_brany_mice_dot_sytuacji_zwizanej_z_koronawirusem_sars-cov-2?fbclid=IwAR2O-hrzsLn45wqzwuIChGdXiy7kE_BdFQO1cB8Yby-Br7LpAps5fDCruY4